A tecnologia trouxe muitas vantagens para a sociedade, e as empresas vêm usufruindo muito de seus benefícios. A medida em que ela ajuda a acelerar os processos, a reduzir erros e gastos, torna-se um fator que mantém o negócio sempre competitivo.
O que existia apenas em filmes e romances de ficção científica se tornou realidade. O automatismo no mundo dos negócios já se consolidou e a tendência é que evolua ainda mais. Confira em nosso post o que é automação comercial e 13 motivos para investir nela!
O que é automação comercial?
Automação comercial são ferramentas tecnológicas que automatizam as tarefas, ou seja, deixam os processos automáticos e mais rápidos — adeus tarefas manuais!
No Brasil, a automação cresce sempre mais. De qualquer maneira, ainda existem muitas empresas em que as atividades manuais são recorrentes. As notas fiscais são emitidas por meio de talões, as despesas são calculadas em calculadoras e os dados contábeis são registradas em livros.
Os softwares podem realizar essas e outras tarefas com agilidade e eficiência. Um dos resultados é que o gestor tem mais tempo para se dedicar à análise de dados e à elaboração de estratégias empresariais.
Outro exemplo de automação comercial é o ATM, automatic teller machine. É o popular caixa eletrônico, disponível nos bancos e também em lojas do varejo. Ele facilita a vida do consumidor, permitindo consultas e saques a qualquer hora do dia ou da noite.
Quais são os principais benefícios para os clientes?
Um sistema de automação comercial oferece benefícios diversos. No relacionamento da empresa com os clientes, podemos destacar algumas vantagens. Veja abaixo.
1. Controle financeiro
Por meio do caixa eletrônico instalado no ponto de venda, o cliente pode sacar dinheiro na própria loja para fazer alguma compra. Pode usar tanto o cartão de crédito quanto o de débito. Isso dá mais autonomia, flexibilidade e segurança para o consumidor. Afinal, ele:
saca somente o que precisa no momento;
evita sair com muito dinheiro;
consulta saldos de conta corrente e/ou conta poupança.
Usando o caixa eletrônico 24 horas do varejo, o cliente não perde a oportunidade de comprar, em uma boa promoção, aquele item que há tanto tempo desejava.
2. Análise de crédito
Outra vantagem é a possibilidade de efetivar a análise de crédito com eficiência, a partir do CPF do cliente. Essa análise é uma importante estratégia para evitar ou, ao menos, reduzir os riscos de inadimplência. Ela permite identificar, nos órgãos de proteção ao crédito (SPC, Serasa), se o consumidor que deseja comprar no cartão tem alguma limitação de crédito.
Em uma análise manual, o analista:
consulta o histórico financeiro do cliente;
avalia seu rendimento e sua projeção de rentabilidade futura.
Caso o crédito seja destinado a uma empresa, a análise deve ser individualizada, ou seja, com cada um dos sócios da empresa.
Depois de coletar os dados, é realizado o cruzamento de informações para decidir se o crédito será concedido e qual será o valor — um processo que pode levar muitos dias.
Com um sistema de automação comercial, ele efetiva esse processo mais rapidamente. O resultado aparece em alguns segundos, com total segurança. O sistema dispõe de algoritmos que analisam e comprovam as informações. E mais — ele mesmo determina um limite seguro de crédito.
3. Documentação fiscal
A automação comercial se conecta diretamente ao emissor de notas fiscais e ao site da Receita Federal.
Além de melhorar sua gestão fiscal, a empresa envia os documentos automaticamente, direto para o e-mail do cliente.
4. Integração de informação de clientes
Um sistema comercial automatizado integra e organiza melhor as informações, o que facilita sua consulta. A empresa consegue identificar os clientes que mais contribuem para o faturamento e, a partir disso, desenvolve estratégias mais efetivas de fidelização, atendendo às necessidades e às expectativas do público.
Vale lembrar também que o sistema de automação comercial proporciona mais segurança ao cliente no que se refere à LGPD. Ele fica, assim, mais confiante em relação ao tratamento de dados (nome, endereço, telefone, número de cartão de crédito).
Quando uma empresa deve investir em automação comercial?
Qualquer tempo é propício para a empresa investir em um sistema de automação comercial. Mesmo que o negócio esteja apenas começando, vale a pena automatizar.
À medida que a empresa vai crescendo, novas ferramentas podem ser acrescentadas ao sistema. É que chamamos “escalabilidade”.
O mercado está se tornando cada vez mais competitivo. A empresa precisa, portanto, ser competitiva também — caso contrário, não conseguirá manter-se à altura dos concorrentes. Inovações tecnológicas sempre são boas ferramentas nesse contexto.
Quais os seus benefícios para os negócios?
Já analisamos as vantagens que a automação comercial oferece para a empresa em sua relação com o cliente. Vamos, agora, considerar outros benefícios relacionados aos negócios de modo geral.
5. Decisões mais acertadas
É preciso ter à mão sempre os números corretos, que devem ser analisados e aplicados para modificar aquilo, em tempo hábil, aquilo que não está funcionando direito.
Algumas decisões acertadas que a empresa pode tomar com o suporte de um sistema de automação comercial:
durante um período de vendas baixas, priorizar itens cuja data de validade já está próxima de vencer;
modificar os preços por certos horários e dias da semana;
renegociar prazos.
6. Redução de erros processuais
A automação comercial ajuda a reduzir, de forma drástica, os erros em lançamentos, já que as informações são produzidas pelo sistema de forma automática (geralmente, a partir dos códigos de barras das mercadorias).
As operações efetuadas automaticamente têm um índice de erros muito baixo, bem inferior ao das falhas dos colaboradores da empresa. Isso é compreensível porque mesmo o mais capacitado profissional está sujeito a errar.
As falhas manuais são mais frequentes quando os funcionários estão estressados, muito pressionados pelo trabalho, trabalhando em condições desvantajosas. Imagine, por exemplo, uma semana de promoção, em que a empresa está lotada de clientes e os atendentes se desdobram para dar conta do recado.
Com a automação, os funcionários aumentam sua produtividade porque têm, a seu dispor, dados mais confiáveis para trabalhar. Além disso, muitas atividades são realizadas automaticamente.
7. Diminuição de despesas
A empresa consegue gerenciar com mais eficiência a saída do dinheiro. Além de quantificar as despesas, é necessário classificá-las. Como já mencionamos, o sistema de automação permite separar os gastos por categorias e, dessa forma, identificar:
quais são os maiores gastos;
quais são os menores gastos;
quais gastos devem ser cortados;
como as despesas podem ser reduzidas.
Esses dados são relevantes para a tomada de decisão. Conforme o ramo do negócio, há um custo médio relativo à matéria-prima, à mão de obra e a outros gastos.
8. Aumento da produtividade
Processos automatizados reduzem o tempo para realização de cada atividade. Tarefas manuais, principalmente as burocráticas e repetitivas, podem ser feitas mais rapidamente por um sistema automatizado.
9. Padronização
Em qualquer empresa, a padronização desempenha um papel significativo para manutenção do padrão de qualidade.
Quando se usa um sistema de automação comercial, é possível definir parâmetros de produtividade permanentes.
10. Integração de banco de dados
A automação permite integrar o banco de dados. Todas as operações são mapeadas, e os resultados ficam registrados.
Como resultado, é muito mais simples:
fazer uma análise da performance por setor;
definir objetivos;
identificar problemas nas operações.
Como há compartilhamento de dados de forma transparente e segura, as equipes ficam mais alinhadas.
11. Monitoramento do desempenho dos setores
Com a integração de dados, é possível ir além da análise do desempenho de cada setor: é possível monitorar esse desempenho.
12. Otimização da logística
A logística do varejo também se beneficia com um sistema de automação comercial. O alinhamento de cada setor contribui para assegurar entregas constantes ao departamento logístico, o que ajuda a cumprir e otimizar os prazos.
13. Aumento de vendas
Toda empresa espera vender mais, não é mesmo? E um dos motivos para investir em automação comercial é justamente por que ele contribui para o aumento nas vendas. O aumento nas vendas é resultado da otimização dos processos, que permitem um melhor atendimento ao cliente, incluindo operações mais rápidas.
Na fila do caixa, por exemplo, a automação agiliza o pagamento, que envolve basicamente a leitura do código de barras do produto, o registro da venda, o cálculo do troco, a emissão do cupom fiscal.
Muitos clientes desistem de comprar devido a uma fila muito grande, com atendimento demorado. A automação ajuda muito nesse sentido, incentivando os consumidores a comprar.
Na hora de oferecer o crediário da loja, o processo também corre com mais rapidez. Um dos entraves para o cliente não aceitar certas propostas é justamente o tempo. Quanto menor a burocracia, quanto mais rápido o processo, maiores são as chances da empresa.
E o ATM também contribui para aumentar as vendas. O cliente chega, se interessa por diferentes produtos, olha a carteira e percebe que o dinheiro não é suficiente. Tem o cartão de crédito, mas ele prefere comprar à vista. Não vai dar para levar tudo. Mas observando em torno, ele vê um caixa eletrônico 24 horas.
Ótimo! Agora, ele pode comprar tudo que quer. Usar o cartão (crédito, débito), verifica o saldo, as possibilidades de saque e tira o valor que precisa.
Bom para ele, que compra. Bom para a loja, que vende. Nas vendas à vista, a empresa não precisa assumir a taxa com a operadora de cartão de crédito, o que já pode representar um aumento na margem de lucro.
Esses são apenas alguns exemplos de como a automação comercial ajuda a garantir e a aumentar as vendas.
Quais equipamentos devem ser utilizados?
Um sistema de automação comercial envolve diferentes itens. O ramo de negócio influi, mas, em geral, os seguintes equipamentos são importantes:
Computador
Não precisa ser um computador, pode ser um tablet ou um dispositivo móvel. É importante que seja um equipamento novo, seguro e que tenha processador com capacidade para integrá-lo a todos os equipamentos que não podem faltar no PDV, como monitores e impressoras.
É o coração do checkout. Com sua ajuda, o vendedor faz o monitoramento da compra e, se necessário, espelha para o cliente. Se for um computador, ele o que se chama “servidor da rede”.
Impressora térmica não-fiscal
É um equipamento mais clean que as impressoras térmicas convencionais. Com ele, a empresa imprime os cupons emitidos a cada venda.
A impressora também serve para a impressão de tíquetes, senhas, pedidos de compra e outros documentos.
Um cuidado fundamental é manter o equipamento alinhado às determinações da Secretaria da Fazenda estadual.
SAT fiscal
Em alguns estados, o SAT fiscal é um equipamento obrigatório como substituto do emissor de cupons fiscais. O equipamento tem certificação da Secretaria da Fazenda e informa o fisco a respeito das operações comerciais feitas no estabelecimento.
Leitor de código de barras
Uma empresa modernizada precisa de um leitor de código de barras (ou outro aparelho digital) para fazer a identificação dos produtos.
O leitor de código de barras pode ficar embutido nos pontos em que o pagamento é feito (caixa) ou ser um dispositivo independente.
O QR Code é um código de barras bastante usado atualmente. Sua leitura pode ser realizada facilmente pela maioria dos smartphones, que oferecem câmeras com leitor de QR Code embutido.
Balança
Certos estabelecimentos, que efetuam vendas a granel, precisam de balanças integradas ao computador. É o caso de supermercados, restaurantes com self-service, petshops, quitandas, lojas de produtos para o agronegócio e muitos outros.
A balança serve para a pesagem dos produtos e, ainda, para a conferência de idoneidade, ou seja, saber se aconteceu alguma irregularidade no decorrer da compra.
Nobreak
Quedas de energia elétrica ou a ausência dela por um período podem interferir na finalização da venda.
Para diminuir o risco de não vender, o nobreak é um equipamento que garante o fornecimento de energia até o encerramento do checkout, proporcionando segurança ao cliente e evitando a necessidade de fazer todo o processo novamente.
Além disso, diante da falta de energia elétrica, não é todo cliente que tem paciência de ficar esperando seu retorno. Isso significa perder algumas vendas.
Algumas empresas maiores costumam usar geradores, que compensam a falta de energia elétrica. Esse dispositivo continua sendo uma boa solução para estabelecimentos como grandes supermercados, hotéis, clubes e shoppings centers.
Gaveta de dinheiro/caixa de pagamento
A gaveta de dinheiro é um dos elementos de automação comercial mais antigos e conhecidos. Serve para o armazenamento de notas e moedas. É melhor que esteja ligada à impressora e ao computador.
Máquina de cartão
A famosa maquininha permite a efetivação de negócios por cartão de crédito ou débito. As máquinas de cartão se popularizaram no varejo. Afinal, para manter sua competitividade, os varejistas precisam oferecer diferentes formas de pagamento ao consumidor.
A máquina de cartão deve ficar conectado à internet e habilitada para as transações de crédito e débito. Hoje, já é possível a leitura do cartão por aproximação, sem a necessidade de inserção na máquina — mais uma inovação da tecnologia que agiliza o atendimento e dá mais segurança ao consumidor em tempos de Covid-19.
Caixa eletrônico 24 horas
O Banco24Horas é uma tecnologia que se popularizou em todo o mundo. Ele permite que o cliente realize diferentes operações com praticidade. Por isso, ele também é um equipamento importante em um sistema de automação comercial.
Imagine, como já falamos, que um consumidor deseje fazer uma compra e pagar à vista, mas não tem dinheiro disponível no momento. Ele poderá acessar o caixa eletrônico dentro da própria empresa, fazer o saque e efetivar sua compra.
O Banco24Horas reúne todos os bancos em uma só máquina. A pessoa pode fazer o saque de diferentes maneiras: com ou sem cartão, por meio de QR Code, por biometria e até diretamente nos caixas em formatos comerciais. Além disso, ele permite consultas a saldos e extratos, pagamentos, transferências, recarga de celular e outras operações. E os saques são com cartão de crédito e cartão de débito, sempre usando o limite disponível.
Algumas pessoas ainda não sabem que é possível sacar com cartão de crédito. É uma operação que envolve juros, mas pode ser viável em algumas situações. O valor do saque depende do limite que ainda está disponível no cartão.
No cartão de débito, mesmo quando o saldo está zerado, o banco oferece a opção de cheque especial, que pode também pode ser viável em alguns momentos. O importante é, depois, fazer logo a devolução do dinheiro.
Os bancos costumam dar um prazo de carência, em que não são cobrados juros. Isso significa que, se o consumidor sacar R$100,00 do cheque especial, pagará os mesmos R$100,00 dentro desse período.
O fato de uma empresa contar com essa ferramenta já desperta o interesse do público, principalmente de pessoas aposentadas.
A presença do Banco24Horas ajuda a aumentar em 30% a receita do estabelecimento. Em função dessa conveniência, muitos consumidores vão dar preferência a uma empresa que tenha essa tecnologia à outra que não tenha.
O Banco24Horas + Varejo permite que o varejista faça depósitos no mesmo caixa em que os consumidores realizam suas transações. Dessa forma, é possível reutilizar as cédulas dos depósitos para os saques dos clientes.
Software de automação
Finalmente, o sistema de automação comercial depende de um software que integra todos os setores, facilitando a gestão e tornando o processo de vendas mais prático e eficiente.
Hoje, já existem softwares na nuvem. São plataformas que podem ser acessadas pela internet, sem a necessidade de uma infraestrutura física mais caprichada.
É importante pesquisar por produtos que atendam às necessidades de seu negócio, que sejam facilmente ajustados ao perfil da empresa. Com o tempo, é possível implementar novos recursos ou retirar alguns que se mostrarem desnecessários.
Outros equipamentos
Também podemos citar equipamentos como:
um bom roteador, que permita fácil acesso à internet de qualquer ponto da empresa;
os cabos de rede para conectar os dispositivos.
Quais processos podem ser otimizados pela automação comercial?
Ainda que as vendas sejam o foco principal da automação comercial, ela é valiosa para todos os setores da empresa:
Estoque
Gerenciar a entrada e a saída de produtos é fundamental para que os itens que os clientes procuram nunca faltem no estoque.
Dessa forma, o inventário deve ser atualizado constantemente. O sistema de automação comercial contabiliza automaticamente os produtos disponíveis.
Vendas e relacionamento com o cliente
O atendimento rápido no caixa contribui para aumentar a satisfação do comprador. Além disso, a integração de todos os dados do cliente em um banco ajuda a avaliar seu engajamento e fornece informações que vão respaldar o desenvolvimento de estratégias mais segmentadas, o que favorece a fidelização e o aumento do ticket médio.
Outros processos
Outros processos, dos quais já viemos falando, são beneficiados com a automação comercial:
análise de crédito;
gestão financeira e fiscal;
controle de qualidade;
gestão de pessoal;
gestão logística.
A automação comercial é uma tendência que se consolida cada vez mais no Brasil. As empresas acabam adotando sistemas de automação sem perceber. O processo é gradativo e pode se tornar tão necessário que as implementações ocorrem naturalmente.
No entanto, é importante gerenciar o processo com cuidado para que as mudanças e atualizações sejam bem planejadas e em conformidade com as demandas do negócio.
O Banco24Horas é um dos melhores exemplos de automação comercial em diferentes setores, incluindo instituições financeiras e varejo. Confira agora como a Tecban está acelerando o ingresso de fintechs na tecnologia do Banco24Horas!
